Die Vereinssoftware, die auch der nächste Vorstand noch öffnet

Webling führt Mitgliederliste, Beitragsrechnungen und Buchhaltung an einem Ort, direkt im Browser. Beim Wechsel im Vorstand bekommt die neue Schatzmeisterin ein eigenes Login statt eines Kartons voller Ordner.
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Junge Frau arbeitet mit Webling Vereinssoftware.

Was ist eine Vereinssoftware?

Eine Vereinssoftware ist ein Programm, in dem ein Verein Mitglieder, Beiträge, Buchhaltung, Termine und Kommunikation an einem Ort verwaltet. Der ganze Vorstand arbeitet mit denselben Daten, meist direkt im Browser. Der Jahresbeitrag entsteht aus der Mitgliederliste, und die Zahlung landet ohne zweite Erfassung in der Buchhaltung.

In vielen Vereinen liegt die Mitgliederliste in Excel, die Kasse in einem Programm auf dem PC des Schatzmeisters und das Protokoll im Postfach des Schriftführers. Das geht gut bis zur nächsten Übergabe. Dann bekommt die neue Schatzmeisterin einen USB-Stick und ein Passwort, das nur ihr Vorgänger kannte.

Hier sind einige der 9000+ Vereine, die mit Webling ihre Vereinsarbeit und den Vorstand stärken:

Ab wann lohnt sich eine Vereinssoftware?

Eine Excel-Liste reicht, solange eine Person sie pflegt und niemand sonst damit arbeitet. Sobald einer dieser Punkte auf deinen Verein zutrifft, spart eine Vereinssoftware jedes Jahr Arbeit.

Mehrere Personen pflegen Mitgliederdaten

Der Schriftführer trägt die Eintritte ein, die Übungsleiterin führt ihre eigene Liste und der Schatzmeister eine dritte. In der Mitgliederversammlung stehen dann drei verschiedene Mitgliederzahlen im Raum.

Der Schatzmeister gleicht Zahlungen von Hand ab

Er geht den Kontoauszug Zeile für Zeile durch und setzt neben jeden Namen ein Häkchen. Webling gleicht die eingehenden Zahlungen mit den offenen Beitragsrechnungen ab.

Im Vorstand steht eine Übergabe an

Was der scheidende Schatzmeister im Kopf hat, steht in keiner Datei. In Webling bleiben Buchungen, Belege und Mitgliederdaten beim Verein, und die Nachfolgerin bekommt ein eigenes Login.

Adressänderungen kommen per E-Mail

Jemand muss sie abtippen, und ab und zu bleibt eine liegen. Im Mitgliederportal ändern die Mitglieder ihre Adresse selbst.

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Worauf solltest du bei der Auswahl einer Vereinssoftware achten?

Prüf zuerst, ob Mitgliederliste, Rechnungen und Buchhaltung in derselben Software liegen, denn davon hängt ab, wie viel du doppelt erfasst. Danach zählen das Preismodell, der Datenschutz und ob die Software SEPA-Lastschrift und die Arbeit mit dem Steuerberater unterstützt.

  1. Liegen Mitglieder, Rechnungen und Buchhaltung in einer Software?

    Entsteht die Rechnung in einem Programm und wird die Zahlung in einem anderen verbucht, tippt jemand jeden Betrag zweimal ab.

    Bei Webling: Rechnungen und Zahlungen sind mit der Buchhaltung verbunden. Eine eingegangene Zahlung ist bereits verbucht.

  2. Kostet jeder zusätzliche Benutzer extra?

    Steigt der Preis pro Login, arbeitet am Ende wieder nur eine Person im System, und die anderen schicken ihr E-Mails.

    Bei Webling: Jedes Abo enthält unbegrenzt viele Benutzer:innen.

  3. Sind alle Funktionen im Preis enthalten?

    Manche Anbieter verkaufen Buchhaltung, Mitgliederportal oder E-Mail-Versand als Zusatzmodul. Vergleiche den Preis mit allen Modulen, die dein Verein braucht.

    Bei Webling: Jedes Abo ab 100 Mitgliedern enthält alle Funktionen. Extra kostet nur der SMS-Versand.

  4. Wie viel Buchhaltung muss euer Schatzmeister können?

    Ein allgemeines Buchhaltungsprogramm setzt Soll und Haben voraus und kennt keine Mitglieder. Für einen kleinen Verein genügt oft eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Wer eine Bilanz, ein Budget oder die Umsatzsteuer abrechnet, braucht eine doppelte Buchhaltung.

    Bei Webling: Doppelte Buchhaltung mit fertigen Kontenrahmen für Vereine, Budget und Umsatzsteuer. Der Buchungsassistent führt durch schwierige Buchungen, und bei wiederkehrenden Zahlungen schlägt Webling Konto und Buchungstext selbst vor.

  5. Kann die Software SEPA-Lastschrift und DATEV?

    Die meisten Mitglieder zahlen ihren Beitrag per Lastschrift, und der Steuerberater arbeitet mit DATEV. Fehlt eins davon, exportierst du am Jahresende Listen von Hand.

    Bei Webling: Webling zieht Beiträge per SEPA-Lastschrift ein, holt die Kontoumsätze über die Online-Bankanbindung ab und erstellt den DATEV-Export.

  6. Ist die Software DSGVO-konform?

    Mitgliederdaten sind personenbezogene Daten. Dein Verein braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) und sollte wissen, wo die Daten gespeichert sind.

    Bei Webling: Webling erfüllt die DSGVO, erstellt täglich verschlüsselte Backups und schützt das Login mit Zwei-Faktor-Authentifizierung. Die Zusatzvereinbarung zur Datenverarbeitung schliesst du online ab.

  7. Läuft die Software in der Cloud oder auf einem einzelnen PC?

    Ein Programm, das auf einem einzigen PC installiert ist, geht mit diesem PC. In einem Kleingartenverein verwaltet eine Access-Datenbank seit 15 Jahren rund 300 Mitglieder. Der Dienstleister, der sie gebaut hat, ist im Ruhestand und verlangt Geld dafür, die Passwörter zu entfernen.

    Bei Webling: Webling ist eine Cloud-Vereinssoftware und läuft im Browser, auf Windows, macOS, Linux, Tablets und Smartphones. Installiert wird nichts.

  8. Lassen sich Rechte pro Amt vergeben?

    Die Übungsleiterin braucht die Telefonnummern ihrer Gruppe, die Buchhaltung braucht sie nicht. Der Schriftführer pflegt die Adressen und muss nicht buchen können.

    Bei Webling: Rechte pro Mitgliedergruppe und Bereich, lesend oder schreibend, für alle Mitglieder oder nur für eine Gruppe.

  9. Kann der übrige Vorstand in die Kasse schauen?

    Sieht nur der Schatzmeister die Buchhaltung, fällt ein Fehlbetrag erst bei der Kassenprüfung auf oder gar nicht. Vorsitz und Kassenprüfer brauchen Einblick, ohne etwas zu verändern.

    Bei Webling: Vorsitz und Kassenprüfer bekommen Lesezugriff auf die Buchhaltung. Das Änderungsprotokoll zeigt, wer welche Buchung geändert hat.

  10. Kommst du jederzeit an deine Daten?

    Wechselst du später die Software, brauchst du einen vollständigen Export. Frag danach, bevor du deine Mitgliederliste importierst.

    Bei Webling: Mitgliederdaten exportierst du jederzeit nach Excel, Bilanz und Auswertungen als PDF oder Excel. Über die REST-API holst du die Daten auch automatisiert ab.

Am meisten verrät ein Test mit den eigenen Daten. Importier deine Mitgliederliste ins Testabo und schau, ob sich dein Verein darin wiederfindet.
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Was kostet eine Vereinssoftware?

Die meisten Anbieter rechnen nach der Anzahl Mitglieder ab, manche zusätzlich pro Benutzer oder pro Modul. Vergleiche deshalb den Preis für deine Mitgliederzahl mit allen Funktionen, die ihr braucht.

Webling kostet ab 14.90 EUR pro Monat im Jahresabo und ist bis 50 Mitglieder kostenlos, mit eingeschränkten Funktionen. Jedes Abo ab 100 Mitgliedern enthält alle Funktionen, der Preis richtet sich nach der Anzahl Mitglieder.

Im Preis von Webling sind E-Mail-Support, Backups, Updates und unbegrenzt viele Benutzer:innen enthalten. Extra kostet nur der SMS-Versand. Zur Mitgliederzahl zählen alle Adressen in eurem Webling, auch Sponsoren und Lieferanten.

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Gibt es eine kostenlose Vereinssoftware?

Ja, auf drei Wegen: als kostenlose Version eines Anbieters, als Open-Source-Software oder mit Excel. Kostenlose Versionen sind auf wenige Mitglieder oder Funktionen begrenzt. Open Source kostet keine Lizenz, aber jemand im Verein installiert und wartet sie. Excel bleibt kostenlos, solange nur eine Person die Liste führt.

Kostenlose Version eines Anbieters

Webling ist bis 50 Mitglieder kostenlos, mit Mitgliederverwaltung, Mitgliederportal und Kalender.

Nachteile

  • Eingeschränkter Funktionsumfang.

Open-Source-Software

Programme wie JVerein oder Admidio kosten keine Lizenz, und der Verein bestimmt selbst, wo die Daten liegen.

Nachteile

  • Jemand im Verein installiert die Software und spielt die Updates ein.
  • Backups und Datensicherheit liegen beim Verein.
  • Hilfe gibt es im Forum der Community, einen Support mit Antwortzeit nicht.
  • Gibt die zuständige Person ihr Amt ab, fehlt das Wissen für den Betrieb.

Excel und Word

Excel und Word hat fast jeder Verein schon, und eine Mitgliederliste ist an einem Abend angelegt.

Nachteile

  • Arbeiten zwei Personen an der Liste, gibt es zwei Stände.
  • Rechnungen, Zahlungen und Buchhaltung gleichst du von Hand ab.
  • Die Datei liegt auf einem PC oder in einem privaten Postfach.
  • Mitglieder können ihre Adresse nicht selbst ändern.

Eine Mitgliederliste für den ganzen Vorstand

In Webling gibt es eine Mitgliederliste, und der ganze Vorstand arbeitet darin. Mitgliedsart, Eintrittsdatum oder Lizenznummer legst du als eigene Datenfelder an, Aktive, Passive und Jugend als Gruppen.
Import aus Excel oder CSV mit Zuordnung der Spalten
Eigene Datenfelder und beliebig viele Gruppen
Mitgliedermeldung an den Landessportbund als LSB/DOSB-Export
Aufnahmeformular für Neumitglieder auf eurer Website, siehe Mitgliederverwaltung
Mitgliederliste mit Gruppen und eigenen Datenfeldern in der Vereinssoftware Webling
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Beiträge einziehen und verbuchen in einem Durchgang

Den Jahresbeitrag stellst du allen Mitgliedern in einem Durchgang in Rechnung und ziehst ihn per SEPA-Lastschrift ein. Die Online-Bankanbindung holt die Kontoumsätze ab, und Webling verbucht die Zahlungen.
SEPA-Lastschrift für Beiträge und Gebühren
Online-Bankanbindung für die Kontoumsätze
Spendenbescheinigungen für Deutschland, auf Wunsch mit eingefügter Unterschrift
DATEV-Export für den Steuerberater, siehe Buchhaltung
Vereinsbuchhaltung mit SEPA-Lastschrift und Bankabgleich in Webling
Buchhaltung testen

Für jedes Amt der passende Zugang

Jede Person im Vorstand bekommt ein eigenes Login. Was sie sieht und ändern darf, legst du über die Rechte fest, passend zu ihrem Amt.
Vorsitz: Einblick in die Finanzen, ohne etwas zu ändern
Schatzmeister:in: zieht die Beiträge ein und bucht
Schriftführer:in: trägt Eintritte und Adressänderungen ein
Übungsleiter:in: sieht nur die eigene Gruppe
Kassenprüfer:in: liest die Buchhaltung, ohne Zugriff auf Adressen
Organigramm eines Vereins mit Rechten pro Amt in Webling
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Die Mitglieder pflegen ihre Daten selbst

Im Mitgliederportal loggen sich die Mitglieder ein, ändern ihre Adresse und melden sich für Veranstaltungen an. Du bekommst eine kurze Nachricht, was sich geändert hat.
Login für Mitglieder, auch auf dem Smartphone
Vereinskalender mit An- und Abmeldung
Termine per iCal in Google, Outlook oder Apple Kalender abonnieren
News und Dokumente für Mitglieder, siehe Mitgliederportal
Mitgliederportal von Webling mit News und Vereinskalender
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Was hilft, wenn niemand Schatzmeister werden will?

Eine Vereinssoftware macht das Amt kleiner, weil sie die Arbeit auf mehrere Personen verteilt und das Wissen im System festhält statt im Kopf des Schatzmeisters. Wer das Amt übernimmt, bekommt ein Login und findet die Vorjahre so, wie sie gebucht wurden.
«… bisher wurden die Daten unvollständig auf einem privaten Server gespeichert, dass ist auf Dauer keine Lösung für uns»
Ein neu gewählter Rechnungsführer eines Feuerwehr-Fördervereins auf Reddit, März 2025

Die Arbeit verteilt sich auf mehrere Logins

Der Schatzmeister zieht die Beiträge ein, die Schriftführerin pflegt die Adressen, und jede Person sieht nur ihren Bereich. Wer ein Amt übernimmt, übernimmt einen Teil der Arbeit und nicht den ganzen Verein.

Das Wissen steht im System

Beitragssätze, Kontenplan und die Vorlagen für Rechnungen und Mahnungen richtet ihr einmal ein. Die Nachfolgerin übernimmt sie und muss nicht rekonstruieren, wie ihr Vorgänger gerechnet hat.

Belege hängen an der Buchung

Quittung und Rechnung lädst du direkt zur Buchung hoch. Bei der Kassenprüfung und bei der Übergabe liegt jeder Beleg dort, wo ihn jemand sucht.

Die Übergabe ist ein neues Login

Der scheidende Schatzmeister gibt weder Ordner noch Passwort weiter. Die Nachfolgerin bekommt ein eigenes Login mit den Rechten des Amts, und die Vorjahre stehen in derselben Vereinsbuchhaltung.

Welche Vereinssoftware passt zu welchem Verein?

Mitglieder führen, Beiträge einziehen und den Jahresabschluss machen muss jeder Verein. Was dazukommt, hängt von der Art des Vereins ab.

Sportverein

Der Beitrag hängt oft an der Abteilung oder an der Trainingsgruppe. Webling berechnet ihn aus den Mitgliederdaten, führt Präsenzlisten und erstellt die Bestandsmeldung für den Landessportbund.

Musikverein, Chor und Kulturverein

Proben, Konzerte und die Einladung zur Mitgliederversammlung stehen im Vereinskalender, mit An- und Abmeldung. Serienbriefe gestaltest du mit Vereinslogo oder direkt in Word.

Gemeinnütziger Verein

Spenden erfasst du in der Buchhaltung, und für Spender in Deutschland druckst du die Spendenbescheinigung direkt aus Webling. Belege hängen an der Buchung, wenn der Kassenprüfer kommt.

Grossverein mit Abteilungen

Jede Abteilung bekommt eine eigene Gruppe, und ihr Vorstand sieht nur die eigenen Mitglieder. Ab Webling 500 laufen zehn getrennte Buchhaltungen im selben Webling.

Kleiner Verein

Bis 50 Mitglieder ist Webling kostenlos, mit Mitgliederportal und Kalender. Für Buchhaltung und E-Mail-Versand braucht dein Verein ein Abo ab 100 Mitgliedern.

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Wie wechselt ein Verein zu einer neuen Vereinssoftware?

Am einfachsten wechselst du zu Beginn eines Geschäftsjahrs. Dann startet die neue Buchhaltung mit den Schlusssalden aus dem letzten Jahresabschluss.

  1. Aufschreiben, wer was macht

    Notier, wer im Verein Beiträge einzieht, Adressen pflegt und die Kasse prüft. Daraus ergeben sich später die Rechte.

  2. Datenfelder anlegen

    Neben Name und Adresse braucht dein Verein vielleicht Mitgliedsart, Eintrittsdatum, IBAN und Mandatsreferenz. Diese Felder legst du an, bevor du importierst.

  3. Mitgliederliste importieren

    Exportier die Liste aus Excel oder der alten Software und lade sie in Webling hoch. Du ordnest die Spalten den Feldern zu und teilst die Mitglieder danach in Gruppen ein.

  4. Buchhaltung einrichten

    Wähl einen Kontenrahmen, ergänze fehlende Konten und erfasse die Eröffnungssalden aus dem letzten Jahresabschluss.

  5. Vorstand einladen

    Jede Person bekommt ein eigenes Login mit den Rechten, die ihr Amt braucht.
Die Checkliste zur Einrichtung und über 200 Anleitungen findest du in der Webling-Dokumentation.

Wer arbeitet mit Webling?

Rund 9000 Vereine verwalten ihre Mitglieder mit Webling, vom Elternverein bis zum Sportverband. Stimmen von Vereinen findest du bei den Referenzen.

Entwickelt wird Webling seit 2008 vom selben Team in Winterthur. Der Support beantwortet deine Fragen an Werktagen per E-Mail, ohne Aufpreis.

Häufige Fragen zur Vereinssoftware

Immer noch offene Fragen? Unsere Dokumentation hilft weiter.
Stand der Angaben: Oktober 2026

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